Introducción: ¿Por qué es clave entender el proceso de importación hoy?
Importar productos a Colombia en 2025 es más que un trámite burocrático: es una estrategia empresarial con un potencial enorme para diversificar mercados, reducir costos y ofrecer más valor al cliente final. Sin embargo, este proceso también exige precisión, planificación y conocimiento profundo del marco normativo y logístico colombiano.
Desde Glomarks, hemos acompañado durante años a personas naturales y empresas en su proceso de importación. Hemos aprendido que el éxito no depende solo de cumplir requisitos, sino de tener aliados confiables, experiencia operativa y una visión clara del negocio. Y eso es justo lo que compartiremos contigo en esta guía.
Tanto si estás dando tus primeros pasos como importador, como si ya tienes experiencia y buscas optimizar tus procesos en 2025, esta guía es para ti. Vamos a recorrer juntos todo el proceso: desde el registro como importador hasta la nacionalización de la mercancía, pasando por los costos, documentos y errores más frecuentes. Todo explicado con lenguaje claro, ejemplos reales y recomendaciones basadas en la práctica.
Primeros pasos para importar en Colombia
Registro como importador ante la DIAN y obtención del RUT
El primer paso para importar a Colombia de forma legal es obtener tu Registro Único Tributario (RUT) ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este documento identifica tu actividad económica y te habilita como importador formal.
En Glomarks hemos visto cómo muchas personas se detienen aquí por desinformación. El trámite es relativamente simple, pero debe incluir los códigos de actividad correctos (especialmente los relacionados con el comercio exterior). Si eres persona natural o jurídica, asegúrate de activar la responsabilidad 22 en el RUT, correspondiente a importadores.
Una vez con el RUT actualizado, ya puedes avanzar en el proceso.
La importancia del usuario aduanero y la inscripción en la VUCE
Luego del RUT, el siguiente paso es registrarte como usuario aduanero. Este registro te permitirá interactuar con las plataformas y autoridades de comercio exterior, incluyendo la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE).
En 2025, la VUCE sigue siendo el canal digital obligatorio para gestionar muchos trámites de importación: licencias, registros sanitarios, vistos buenos, etc. Desde Glomarks ayudamos a nuestros clientes a completar esta etapa correctamente, ya que errores en esta plataforma pueden generar demoras o rechazos innecesarios.
Clasificación arancelaria y normativa vigente en 2025
Cómo obtener el código arancelario correcto
Uno de los puntos más críticos —y menos entendidos— del proceso de importación es la clasificación arancelaria. Cada producto que entra al país debe tener asignado un código específico en el Arancel de Aduanas (código HS de 10 dígitos).
Este código define no solo el tipo de producto, sino también los impuestos, las restricciones, los requisitos documentales y hasta los vistos buenos necesarios. Por ejemplo, en Glomarks hemos gestionado la importación de maquinaria y equipos electrónicos que requieren validación técnica del Ministerio TIC, mientras que otros como textiles implican trámites con el ICA o el INVIMA.
Es clave no improvisar. Un error en la clasificación puede resultar en sanciones, demoras o decomisos.
Consultas de requisitos legales: ICA, INVIMA, MinTIC y más
Según el tipo de mercancía que importes, deberás consultar con las entidades reguladoras pertinentes. Algunas de las más comunes son:
- ICA: para productos agropecuarios, animales, vegetales o cualquier materia prima con riesgo biológico.
- INVIMA: si importas alimentos, cosméticos, medicamentos o dispositivos médicos.
- MinTIC: si tu producto incluye tecnología inalámbrica o de telecomunicaciones.
En Glomarks hemos aprendido que muchos errores vienen por no validar estos requisitos antes de embarcar la mercancía. Por eso, nuestro consejo es claro: verifica con antelación y guarda constancia de todos los permisos que obtengas.
Costos reales de importar: más allá del precio del producto
Aranceles, IVA y tributos aduaneros
Al calcular el costo de importar, el precio del producto es solo el inicio. En Colombia, cada importación debe pagar:
- Arancel: porcentaje que varía según el código arancelario. Puede ir desde 0% hasta 20% o más.
- IVA: normalmente del 19%, salvo excepciones.
- Gravamen al valor CIF: se calcula sobre el costo, seguro y flete de la mercancía.
En Glomarks, una de nuestras tareas más frecuentes es ayudar a los clientes a entender esta estructura de costos para evitar sorpresas al momento de nacionalizar su carga.
Gastos ocultos: almacenamiento, transporte, agentes de aduana
Importar implica coordinar múltiples actores: proveedores internacionales, navieras, agentes de carga, aduanas, depósitos temporales, etc. Y cada uno representa un costo:
- Flete internacional
- Seguro de transporte
- Gastos portuarios
- Honorarios del agente aduanero
- Almacenamiento en zona primaria (puerto o aeropuerto)
Nos hemos encontrado con casos donde el importador subestimó estos gastos y terminó pagando más por la logística que por la propia mercancía. Nuestro consejo: arma una tabla de costos desde el inicio y actualízala con cada etapa del proceso.
Documentación esencial: lo que nunca puede faltar
Factura comercial, lista de empaque y conocimiento de embarque
Hay documentos que son absolutamente obligatorios para cualquier importación:
- Factura comercial: emitida por el proveedor, con descripción detallada, precios y condiciones de venta.
- Lista de empaque (packing list): detalla cómo está empacada la mercancía (peso, dimensiones, número de bultos).
- Conocimiento de embarque (Bill of Lading o Airway Bill): es el documento de transporte, emitido por la naviera o aerolínea.
Hemos visto importaciones frenadas por no incluir un dato tan básico como el número de identificación del importador en estos documentos. Revisa cada detalle antes del embarque.
Certificados de origen y demás documentos especiales
Algunos productos requieren certificados adicionales, como:
- Certificado de origen: importante para aplicar preferencias arancelarias (por ejemplo, si viene de un país con TLC con Colombia).
- Certificados sanitarios, fitosanitarios o de conformidad según el producto.
Glomarks apoya constantemente a sus clientes en identificar qué certificados necesita su carga, según origen, tipo de producto y destino.
Nacionalización de mercancía: el paso clave antes de comercializar
Declaración de importación y pago de tributos
Cuando la mercancía llega a Colombia, no se puede liberar hasta que completes la Declaración de Importación y pagues los tributos correspondientes. Este paso es gestionado por un agente de aduana autorizado.
La declaración incluye el código arancelario, la descripción exacta del producto, valores y cantidades. Cualquier error puede generar sanciones.
Una vez aprobada y pagada, la DIAN emite un levante: el permiso para que puedas retirar la mercancía del depósito.
Inspecciones aduaneras y liberación de carga
La DIAN puede decidir inspeccionar físicamente la mercancía. Esto puede ser aleatorio o por sospechas. También pueden participar otras entidades como el ICA o el INVIMA si el producto lo requiere.
En Glomarks hemos gestionado inspecciones tanto físicas como documentales. Lo más importante es tener todo en regla. Si tu carga cumple, la liberación es rápida. Si no, puedes enfrentarte a demoras, costos adicionales o incluso pérdida de la mercancía.
Errores frecuentes al importar y cómo evitarlos en 2025
Falta de planificación logística
Importar sin planificación es una receta para el desastre. Hemos visto casos donde la mercancía llegó sin haber contratado almacenamiento, sin agente de aduanas asignado o sin siquiera tener cuenta de usuario en la VUCE. Resultado: demoras, sobrecostos, multas.
Documentación incorrecta o incompleta
Errores en la factura, falta del certificado de origen, documentos sin firma o fecha. Todo esto genera bloqueos. En Glomarks insistimos siempre: cada papel cuenta.
Desconocimiento de la normativa
Muchos importadores creen que porque un producto es legal en su país de origen, también lo es en Colombia. Falso. Aquí aplican restricciones específicas, y desconocerlas no te exime de responsabilidad. Por eso, insistimos en investigar y asesorarse antes de mover un solo paquete.
Recomendaciones finales para importar con éxito en Colombia
Qué buscar en un proveedor confiable
Un buen proveedor internacional no solo ofrece buen precio. Debe cumplir plazos, entregar documentación completa, ofrecer trazabilidad y responder en caso de fallos. En Glomarks, verificamos antecedentes y referencias de proveedores como parte del servicio.
Por qué contar con un acompañamiento profesional hace la diferencia
Importar con éxito no es solo saber los pasos: es tener experiencia para anticiparse a los problemas. Desde requisitos legales hasta coordinación logística, un aliado experto te ahorra tiempo, dinero y dolores de cabeza.
Nuestra experiencia nos ha enseñado que importar es más sencillo cuando no estás solo. Por eso, en Glomarks no solo gestionamos trámites: construimos relaciones de largo plazo con nuestros clientes, asesorándolos en cada etapa del proceso.
Conclusión: Importar con éxito es cuestión de estrategia y respaldo
La importación en Colombia en 2025 ofrece oportunidades enormes para crecer, diversificar y competir mejor. Pero también exige preparación, conocimiento y respaldo.
Si estás por comenzar tu camino como importador —o quieres llevar tus operaciones al siguiente nivel—, recuerda que el éxito no depende solo de los productos que traes, sino de cómo gestionas el proceso.
Verifica a tus proveedores, ten tus documentos en orden, conoce los costos reales y, sobre todo, rodéate de aliados expertos que te acompañen en cada paso.
En Glomarks lo vivimos todos los días: importar no tiene que ser complicado si se hace bien desde el principio.